今回の記事では、外部のメール配信システムを用いることなく、
「Exmentのみで顧客情報の管理からメール配信までを実現させる」
といった活用法をご紹介させていただきます！

顧客情報の管理、そこに付随しての情報配信は多くの場面で必要になるものですが、

「それぞれ別のシステムを使っていて、一元管理を考えている」
「案件毎に自由なカスタマイズを行い、効率的に運用したい」
「有料のシステムを使っているが、できれば無料のシステムを採用してコストを削減したい」

そういった方向性をお考えの事もあるでしょう。

Exment ＝ WEBデータベースシステム
この大きな強みをそのままに、

・重複登録や更新忘れを防いで業務ミスを削減
・営業段階からの細かな情報を拾い上げて全体と共有
・案件ベースの数字をビジュアライズ化し現状認識を促進

こういった情報管理といった用途は、従来よりExmentが非常に得意としている分野です。

そして、現在のExmentでは、
「顧客情報管理から情報配信までを無料のシステムで実現したい」
そんなご要望にもお応えすることが可能となっています！

データベースシステムで情報配信？

既にExmentをお使いの場合にはご存知のことと思いますが、
Exmentには通知機能が実装されており、

■ユーザーに対してのシステム内アラート
■SlackやTeamsといった外部アプリへのメッセージ
■Eメールとしてのメール送信

これらの方法で自由に通知を送ることができます。

これまでも、データ更新や、コメント時、ワークフローの実行など、
業務フローに絡める形で多くの方にお使いいただいている機能なのですが、
この度、Exmentの通知機能はより用途の広がるものとなっているのです！

親・関連先テーブルの内容をEメールに使える！

というのも、7月に行ったv4.2のアップデートにおいて、
親テーブルや関連テーブルと絡めた機能の強化を行っており、一例として次のようなことが可能となりました。

■データ表示条件における絞り込み、データ並び替えでの列指定に、親・関連先テーブルが指定できる
■通知の実施トリガー：時間の経過で、親・関連先テーブルの「日付」「日時」列を対象にEメールの送信ができる
■通知の実施アクションで、親・関連先テーブルの「Eメール」列を対象にEメールの送信ができる

データ表示における拡充機能も便利なのですが、
今回ご紹介する活用法では、通知面での新機能を上手く発揮することにより、

「特定プログラムの受講者リストに対して、プログラム配信予定日に一括でメールを送る」

このような使い方をモデルケースとしてご紹介させていただきます。

設定例のご紹介

今回の用途を実現する為の設定例としては、Exmentにおいて次のようなテーブル群を作成します。

【顧客マスター】
【購入者管理】
【プログラム内容】
【配信スケジュール】

■【購入者管理】からは【顧客マスター】【プログラム内容】を関連させ、
顧客情報や購入プログラムとしての結びつけを行います。

Exmentでは、テーブル間のリレーションを設定することにより、
他テーブルのデータを選択して自テーブルに登録ができます。
登録後の元データ確認も、このようにワンクリックで行えます。

■【プログラム内容】からは【配信スケジュール】を関連させ、
配信日、配信内容などをデータ連動設定によって同期させます。

データ連動設定とは、他テーブルのデータを選択した際、
選択したデータにある特定列を同時にコピーする機能です。
登録データは、メール送信の際にパラメーターとして用いることができます。

■次回配信の選択先となる【配信スケジュール】には、具体的な配信内容を登録します。
もしも同じテーブルで複数プログラムを管理する場合には、プログラム名の関連付けを行うことをオススメします。

これらのような設定を行うことにより、
運用上で何か変更点が発生した場合にも、大元になっているテーブルのデータ変更のみで修正が完了します。
普段の更新は【プログラム内容】：次回配信 の選択のみです。

また、通知設定においては次のような設定を行います。

■対象テーブル ⇒ 【購入者管理】
■実施トリガー ⇒ 時間の経過
■日付対象列 ⇒ 【購入プログラム】：配信日
■実施アクション ⇒ Eメール
■通知対象 ⇒ カスタム列：【顧客マスター】：メールアドレス

これらの設定により、【プログラム内容】において選択する次回の配信スケジュール通りに、
【顧客マスター】で管理するメールアドレスへの配信が行われていきます。

従来より関連データの管理・活用はExmentの得意とするところでしたが、
「複数テーブルを連動させた情報配信」そんな用途も今やExmentで担うことが出来るのです！

Exmentデモ環境

今回ご紹介したテーブル設定を実際の画面でご確認いただけます。

データ管理画面URL: https://exment.net/modelcasenotify/notify
ログインID : demouser
パスワード: demouser

※通知の設定画面に関しては、以下の画像をご参照ください。

業務に応じた +α の設定も簡単！

今回ご紹介したのはあくまで一例となり、

・通知の対象ビューを特定条件のものに設定し、一部顧客のみに通知を送る。
・配信スケジュールからの参照時に、直近の配信候補のみが表示されるように条件ビューを設定する。
・前もってスケジュールした日時ではなく、ワークフローが進行したタイミングで即座にお知らせする。

これらのように様々な機能設定を掛け合わせることで、
扱う商品特性や業務フローなどに則した円滑な運用が実現していきます。

WEBデータベースシステムの強みを活かして、
各情報配信もExmentで一元的に運用してみてはいかがでしょうか。

さらに用途の広がったExmentをぜひお試しください！

Exmentインストール手順

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インストール手順

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以前のモデルケースにて、
「Googleフォームを連携させて、回答をExmentに登録していく」という内容の記事を公開しました。
参考：https://exment.net/archives/1429

これまで、外部（Exmentに非ログイン）である一般ユーザーが、Exmentにデータ登録を行うにあたっては、

「データ登録フォームを別サイトで用意する」
「API連携を行う」

などといった事前準備が必要となり、思い通りの実装を行うには多少のハードルがございました。

しかし、「v4.1」からExmentに搭載された「公開フォーム機能」を用れば、
Exmentのフォームを一般向けに公開し、データ登録を行えます！

フォーム専用に別サイトを用意する必要もなければ、煩雑なAPI連携の手間や、特別な知識も必要ございません。
Exmentの画面における操作だけで、誰でも簡単に、一般ユーザー向けの公開フォームを作成することができます！

ログインせずにデータ入力できる為、各種フォームに最適

では実際、どのような場面でご活用いただける機能かといいますと、

「お問い合わせ」
「アンケート」
「各種申請」
「お申込み」

等、企業活動において対象となる場面は非常に広範となります。
企業とお客様とでファーストコンタクトとなる際にも、多くのご使用が想定されるフォームです。

公開フォームとしての表示例

「例：お問い合わせ」

「例：アンケート」

もちろん、登録データはExmentに直接蓄積されていくので、その後の各種集計や検索等もシームレスに実施できます。

また、単一システムによる情報管理の一元化が実現されている為、
必要なタイミングで、必要な情報をスムーズかつ臨機応変に抽出することが可能です。

データ管理システムとしての強みを活かし、より有意義にExmentをご活用いただけるでしょう。

Exmentデモ環境

公開フォーム機能に関する動作は、こちらのデモ環境にて確認できます。

データ管理画面URL: https://exment.net/modelcase/publicform/
ログインID : demouser
パスワード: demouser

公開フォーム例①：https://exment.net/modelcase/publicform/publicform/1f5fdaf0-a325-11eb-bbbd-d9ece71bfc92
公開フォーム例②：https://exment.net/modelcase/publicform/publicform/c87d3c00-a3e4-11eb-be30-8fc35c328341

諸々の機能が設定可能

これまでご紹介させていただいたように、
場面を問わず、多くの用途にご活用いただける「公開フォーム」ですが、
設定内容に関しても、細かく指定することができます。

例えば、

■公開有効期限
■登録完了時の文言やリンクの表示
■一般ユーザーや管理者への通知
■Googleアナリティクス や Google reCAPTCHA

等の機能を備えており、
これらは画面上で簡単に設定が行えます。

よく用いられる一例として、
「キャンペーンを実施し、期間限定で申込を受け付ける」
そうした用途もありますが、【公開⇔非公開】という設定も時間指定で行える為、当日のヒューマンエラーが削減でき安心です。

また、データ登録時におけるメール通知や登録完了ページ等を設定し、
「フォーム入力というポジティブな接触の直後、自動的に各種ご案内やオファーを行う」
そんな用途にもご活用いただけます。

もちろん、そうした細かい指定を行わなくとも、公開フォームはご利用いただけます。
ご利用用途に応じて、必要な機能を設定してください。

公開フォーム設定画面の例

フォーム機能自体の拡張

また、公開フォーム機能が実装されると同時に、フォーム機能が各種拡張しております。

フォーム設定に加わった機能の例をあげると、

■各行毎に最大4列まで項目を設定できる。
■列の幅を個別に変更できる。
■画像や罫線をフォームに埋め込み表示できる。
■見出しの表示位置を、横・縦・非表示に設定できる。
■表示名、初期値、ヘルプに関して、フォーム設定から指定できる。

などといった設定が可能になっています。

フォーム設定画面の例

各機能の詳細や、メインでご紹介させていただいた「公開フォーム」に関しまして、詳しくは こちらのマニュアル をご覧ください。

Exmentのフォーム設定は、自由度高く、様々な場面にご活用いただける機能として、今回格段に進化しております！
種々の機能をぜひお試しください！

Exmentインストール手順

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昨今、業務のリモート化が数多くの企業で急速に進んでいます。
しかし、状況は各企業により様々で、
「リモートワークを積極的に活用している」
「制度は導入したが、まだ慣れない」
「未だ導入に至らない」
など、上手く取り入れられていない企業もまだまだ見受けられます。

リモートワークにおいては、
「社員間の連携がいかにスムーズにいくか」という部分が肝心になってきますし、
同じ部署の社員間はもちろんのこと、バックオフィスとの連携も大事な要素です。

そこで今回は、「業務のリモート化」にExmentがどう貢献できるのか、
データ管理システムとしてだけでなく、コミュニケーションツールとしての側面も例に出しながら、Exmentの活用法をご紹介していきます。

今回、主にご紹介するのは次の機能です。

■通知
■ワークフロー
■データフィルタ
■関連データ検索
■役割グループ

通知：緊急性の高い更新もすぐに気付ける

Exmentでは、様々な条件による通知の送信が可能です。

（例）
・トラブル案件のデータ登録があると同時に、上司のシステム画面に通知を送る。
・ステータスが未払いのままで支払い期限の3日前になった場合、AM10:00にお客様のメールアドレスと、営業担当者のSlackに通知を送る。

上記のような例以外にも、設定に用いる項目はたくさんあります。
通知のタイミングでいえば、
■データが共有された時
■コメントがあった時
■特定日時を迎えた時
■ボタンによる手動実施
など、他にも選択が豊富にあります。

通知の送信先に関しても、
■Exmentのシステム画面
■メールアドレス
■Slack
■MicrosoftTeams
などのように、日頃用いる連絡手段と連携させることが可能です。

ユーザーに応じた通知設定を行うことによって、
リモート環境下においても迅速で小回りを利かせた連絡が実現されます。

ワークフロー：円滑な業務進捗をサポート

通知機能との組み合わせで、よく用いられている機能としては「ワークフロー」があります。
Exmentを日々の業務にご活用されるユーザー様から、現在多くのご好評をいただいている機能です。

Exmentでワークフローを実施することにより、次のような利点が挙げられます。
■今は誰が何を行う段階なのか、進捗状況が一目で分かる
■判断に用いるデータの紛失が防げる
■事前に基準を設定しておくことにより、業務の執行が非常にスムーズ

例えば、これまでは職場に出向く必要があった経費精算なども、
経費が発生した時点で必要事項をデータ登録し、すぐに申請することが可能になります。
担当者や上司なども自分のタイミングで処理に取り掛かれる為、ストレスレスな業務フローが実現できるでしょう。

リモートワークで直接のコミュニケーションが減る中、
ワークフロー機能が果たす役目はより有意義となるはずです。

データフィルタ：必要情報のみを的確に抽出

企業が抱える情報量に関しては、どの企業においても日々肥大化していく一方です。

しかし、普段データを扱う業務がメインでない社員は、
膨大なデータを一目見ただけで毛嫌いしてしまうこともあるでしょう。
その状態では、円滑なリモート業務から遠のいてしまいます。

Exmentでは、カスタムビューを設定することにより、
必要なデータだけに整理して表示することができます。

（例）
・担当者に自分が入っているデータのみ表示する
・指定業種の取引先データのみ表示する
・自分の部下でまだ終わっていないタスクのみ表示する

今挙げたような例以外にも多様な設定が可能であり、
フォーム表示条件なども掛け合わせることで、
より目的に沿うデータのセグメントが実現されます。

関連データ検索：紐づく情報を一挙に把握

「この件に関して詳しく知りたいけど、担当者には今確認できる状況じゃない」
「前任が急に移動になって引継ぎが中途半端になっている」
こんな場面は業務で頻発しますね。

「詳細は他の社員に聞かないと把握できない」
そんな状況はExmentの「関連データ検索」で解決させましょう。

Exmentでは、データ同士に関連（リレーション）を持たせることができます。
リレーションを持っている一方のデータにおいて関連データ検索を行うと、
関連するデータが一覧でまとめて表示されます。

これにより、社員同士が直接やり取りせずとも、ワンクリックで必要な情報を把握することが可能です。
リモートワーク等の場面において、社員一人一人による情報の活用を後押しするでしょう。

役割グループ：より安全な情報管理を実現

個々の従業員に対して、どんな情報権限を与えるのか。
その設定が「役割グループ」です。

・他のデータは見れないが、共有されたデータだけは見れる。
・全データ見れるが、更新できるのは担当データのみ。

など、組織設定とも関連させることで、より的確に、かつ柔軟な役割設定が可能になります。

オンプレミスであるExment × 役割グループ
安全性の高い情報管理が実現します。

まとめ

リモートワーク等が増える今後の企業活動において、いかに業務の連携を図れるのか。
個々の従業員レベルにおいて、主体的に情報アクセスがしやすい環境を創り出すことで、
全体のコミュニケーションコストが減り、生産性が向上されることでしょう。
今回ご紹介した機能などをご参考いただき、円滑な業務プロセスを構築いただけたら幸いです。

日々増えていくデータ管理はもちろん、リモートワークにおける業務連携においても、Exmentをぜひ最大限にご活用ください！

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今年６月に開始した【Unifinity】との連携以降、
Exmentではモバイルアプリによる業務改善が実現可能となっています。
プレスリリース：https://kajitori.co.jp/news/exment_unifinity/

【Exment】 × 【Unifinity】 × 【スマートフォン】
各機能を掛けわせることにより、これまで以上に現場業務に適応したデータベース管理が行えるようになりました。

そこで今回は、在庫管理での活用法を例としてご紹介していきます。

在庫管理の業務改善

企業活動における在庫管理の場面ですが、
入荷・入庫・出荷・返品・移動・棚卸 など、
物流フローや各生産工程において、日々のデータ管理が必須になる大事な業務となります。

問題点

製品・在庫管理における実際の業務フローを確認すると、

• 実際に製品を確認する検品作業等の場面
• 数字の管理を行うデータ登録の場面

これらを、手作業で行いがちです。
これらの作業を手作業で行うと、

• データを毎回、紙に印刷する手間がかかる
• 目視確認がゆえのピッキングミスが発生する
• 頻繁に入れ替わる従業員に対しての業務説明が必要になる
• 実状と登録データとの不一致が発生する

など、ヒューマンエラーに付随して、無駄な作業工数が発生しがちです。

システム導入を行うにも、

• 実際に導入するまで業務に合うか分からない
• 業務が変化した際、システムの変更が大変
• そもそも費用が高い

などといった問題点があります。

改善方法と狙える効果

そこで、【Unifinity】を用いれば、自社で専用のアプリケーションを作成することが出来ます。

Unifinityは、「ノーコード開発ツール」になります。
業務を深く理解した従業員が、アプリを開発することができます。そのため、現場に則したシステム導入を実現しやすくなります。

また、今回ご紹介する活用例では、
スマートフォンのQRコード読込み機能を使用することにより、
製品のチェック作業とデータ登録作業とを同時に行います。

作業には、専用アプリをインストールしたスマートフォンを使用するので、
従来のようにハンディー端末等を用意する必要はありません。

その他にも、次のような業務改善効果が期待できます。

• 全体の業務量、及び人件費の削減
• 従業員への業務説明の明確化
• 登録データのズレを防ぐ

実際の業務イメージ

それでは、実際の画面を用いて使用例をご説明します。

事前準備

• あらかじめ、各製品にQRコードを貼り付けておきます。QRコードには、その製品のシリアルナンバーなどを登録しておきます。
  ※QRコードも、Unifinityから作成できます。
  

作業ステップ

※縦長の画像は、スマートフォンのUnifinityの表示画面です。

• Unifinityを起動し、ログインを行います。
  
• QR読込みボタンをタップし、製品に添付されたQRコードを読込みます。
  
  

• 必要な部分に情報が自動入力されます。項目によっては手動入力での設定もできます。
  
• 送信ボタンをタップすることで、アプリに表示されている内容がExmentにデータ登録されます。
  

• Exmentの管理画面を開くと、このようにデータ登録が行われています。
  

まとめ

以上は一例ですが、製品チェックとデータ登録を同時に行うことによって、全体としての業務量やデータ上とのズレなどが削減します。
さらに、Exmentの集計ビューや通知機能などを的確に用いれば、日々の在庫増減の把握や、手続き遅れを未然に防ぐなど、今まで以上に円滑な在庫管理を実現していくことができます。
その他、自社業務に合わせて自由にアプリ作成を行うことで、有意義なシステム導入が可能です。

在庫管理のオペレーションは、ぜひUnifinity、そしてExmentをご活用ください！

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Unifinityの詳細

以前のモデルケースで、「一般ユーザーが公開サイト上から問い合わせを登録し、Exmentで集計する」という記事を公開しました。
参考：https://exment.net/archives/1146

しかし、一般ユーザー向けの問い合わせ公開サイトを開発することは、少々大変です。
それだけで、専門的な技術は必要になりますし、時間がかかってしまいます。

そこで、「Googleフォーム」を使用してみます。
Googleフォームは、一般ユーザー向けのフォームを作成するサービスで、非常に手軽にデータ入力を可能にします。
なにかの申込。アンケート。問い合わせ。質疑応答。用途はさまざまです。

Googleフォームを活用すれば、プログラミングをほとんどせずに、一般ユーザー向けのフォームを作成できます。
今回は、以下のような対応を行っていきます。

• Googleフォームで、一般ユーザー向けのフォームを作成する。（今回はアンケートとします。）
• Googleフォームで、ユーザーが回答を記入したら、ExmentとAPI連携し、Exmentのテーブルにデータを保存していく。

※Googleフォームを用いずに、Exmentのみでお問い合わせフォームを実装する場合には、
公開フォームの実装に関する記事をご確認ください。

デモサイト

今回のデモサイトです。

Googleフォーム側

回答を受け付けるフォームです。
https://forms.gle/8HoSAhmpF5nAmfrF7

Exment側

回答を集計するExmentです。
URL ： https://exment.net/modelcase/googleform
ユーザー ： demouser
パスワード ： demouser

作成したいGoogleフォーム画面

今回はアンケートを想定し、こんな画面のアンケートを作成していきます。

• ハンドルネーム(1行テキスト)
• 好きな食べ物は？(選択肢。りんご、みかん、いちご、キウイ、さくらんぼ)
• 世界の秘密を知っていますか？(はい/いいえ)

実装方法

実装方法は、Exment側、ならびにGoogleフォーム、GAS側でいくつかの設定がありますので、以下のQiita記事をご確認ください。
https://qiita.com/hirossyi73/items/d8325e3bf52d925a93c2

動かす

この実装を行うことで、Googleフォームの回答を、API経由でExmentに登録することができます。
1からフロントページを作成する必要がないので、非常に便利ですね。

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その台風15号の被害に遭った方に、ボランティア活動を行っている方々がいます。
今回は、千葉県鴨川市のボランティアセンターにお話を伺いしました。

※今回お話を伺った、鴨川ボランティアセンターの竹井様、高橋様

台風15号被害のボランティア支援

鴨川ボランティアセンターでは、すでに廃校となった学校と保育園を再利用、ボランティアセンターとして拠点とし、ボランティア活動を行っています。

台風15号の影響で、鴨川の住宅の屋根が壊れるなどの住宅被害、停電、断水、倒木などの被害が多数発生しております。
鴨川ボランティアセンターでは、そのような住宅にブルーシートを貼る支援、高齢者の方からの相談窓口など、さまざまな復興支援を行っています。

鴨川ボランティアセンターでは、被害に遭われた方からのご要望を受け付けています。
「どのような被害があったのか」「どのような内容のご要望なのか」といった、被害に遭われた方からのニーズを、複数の担当者が電話で受け付けています。

紙ベースのデータ管理から、システム導入に至るまで

当初は、すべてのご要望内容を、紙の資料のみで管理しておりました。

しかし、お問い合わせ内容の量が増えるにつれて、紙ベースでの管理に限界が生じます。
次に白羽の矢を立ったのは、Googleスプレッドシートでした。
お問い合わせがあった内容を、Googleスプレッドシートに入力して管理する、という運用を行っていました。

しかし、この運用もやがて、限界が生じたということです。
Googleスプレッドシートは全員で1つのファイルを共有するため、例えば担当者の誰かがソート(並べ替え)を実行すると、全員がソート後の結果で表示されてしまいます。
また、データ件数が増えるにつれて、データの検索も煩雑になる、という問題も抱えていました。

そこで、本格的にシステムを導入することになりました。
元々竹井様が、普段の業務でExmentを使用していたこともあり、Exmentを採用し、導入に至ったということでした。

お問い合わせ情報をシステム管理

Exmentは、以下のような情報を管理しておりました。

• 被害に遭われた方の氏名、住所
• 問い合わせ日
• 対応内容
• 対応状況
• 支援実施日

被害に遭われた方から電話で問い合わせがあると、まずは電話を保留にし、その間に過去のお問い合わせ情報や支援情報を、Exmentを利用して検索します。

※検索画面のイメージ。登録されているデータはダミーデータになります。

検索がヒットしたら、登録してある情報を画面で参照しながら、電話応対を再開する、といった業務を行っていました。

※参照画面のイメージ。登録されているデータはダミーデータになります。

電話が終了したら、メモした電話の内容から、お問い合わせ情報をExmentに入力します。
そうすることで、それ以降同様の問い合わせがあったときでも、データを参照することができます。

他にも、

• 過去に登録した情報一覧を表形式で印刷し、今後の支援方針の打ち合わせに利用
• 今後の要支援者の絞り込み
• データ並べ替え機能により、優先内容をトップ表示

など、様々な用途でExmentを活用されておりました。

今後の羨望

最後に、ボランティアセンターの竹井様より、被災された方への想い、今後の羨望について伺いました。

被災された方々への思い

地元の方々、被害に遭われた方の元に、今すぐにも飛んでいきたいような気持ちがある。
普段お世話になっている方々が落ち着くまでは、我々の責任。
今後も、情報と物資の連携をしていきたいと思っています。

今後のIT化に向けて

いま現状は、IT環境が高齢者の方は使いにくいので、将来を見越した上で我々が動いていきたい。
遅れを取らずに動いていきたい。高齢者の皆様も使いすいような、サービスを提供していきたい。

これまで私たちは、Exmentのモデルケースとして、業務に合わせたExmentの活用方法について、ご紹介させていただきました。

今回は少しアプローチを変えて、『サイト構築の開発フレームワークとして、Exmentを使用する』といった方向で、非常に便利な使い方をご紹介したいと思います。

「管理サイト」と「公開サイト」の2サイトを構築する必要があった場合、
Exmentを使えば、お手軽に開発できるようになります！是非お読みください。

※こちらの記事は、プログラムを開発してお問い合わせフォームを実装する方法です。
ノンコードで作成する方法は、公開フォームの実装に関する記事をご確認ください。

お問い合わせ管理サイトの構築

例えば、お客様からのニーズに合わせて、以下のような業務のサイト構築を行うことを想定します。

• 一般ユーザーは、公開サイト(ログイン不要)で、サイト上から問い合わせを登録する
• 一般ユーザーは、公開サイトで、過去の全ユーザーの問い合わせを一覧表示する
• 管理者は、管理サイトで、問い合わせ内容の管理（一覧、表示、編集、削除）する
• 一般ユーザーから問い合わせがあった場合、管理者にメール通知を行う
• 過去の問い合わせ内容を自動的にバックアップする

これらの内容をフルスクラッチで開発する場合、まずは「一般ユーザー向けサイト」「管理者向けサイト」の両方を開発しなければなりません。
そして、各機能をすべて1つずつ、1から開発する必要が出てきてしまい、工数がかさんでしまいます。
上記の例の他にも、管理者ができる機能として、例えば「登録データをエクスポートする」「データを一括でインポートする」「APIを使用して、他のデータから連動させる」といった機能要望は、お客様から求められがちです。

管理サイトを超お手軽に構築！

そこで、管理サイトをExmentで構築した場合、どうなるか？
簡単に言うと、管理サイトの構築は、Exmentを導入すればほぼ、完了です。

問い合わせ管理に必要となるテーブルや項目の設定は、画面からGUIで設定できます。
また、それ以外にも、管理サイト側に必要となる機能は、Exmentの標準機能として、一通り揃っています。

そのため開発者は、公開サイトの構築に集中することができ、工数削減に大きく繋げることができます！

デモ環境

実際に、「公開サイト」「管理サイト」の2つのサイトを構築してみました。

【公開サイト】
URL ： https://exment.net/modelcase/contact

一般ユーザーが管理者に、問い合わせを行うためのサイトになります。公開サイトですので、ログインなどは必要ありません。
このサイトで、一般ユーザーは管理者へ問い合わせを行います。

また、過去の問い合わせ情報(他のユーザーが登録したものも含める)や、管理者からの回答情報を表示することができます。

この問い合わせデータは、Exmentの情報として保存され、一覧表示されます。

データの表示ロジックや取得ロジックは、今回のデモ用に、私が新たに開発を行っています。
Exmentのベースとなっているフレームワークは、Laravel(PHP)です。Laravelの書き方にプラスして、Exment特有の関数などのみ実装していただければ、皆様でも開発できます。
なおExmentの関数リファレンスは、こちらをご参照ください。

【管理サイト】
URL ： https://exment.net/modelcase/contact/admin
ユーザー ： demouser
パスワード ： demouser

公開サイトで登録した情報は、Exmentで構築した管理サイトで、一覧表示や、検索、値の更新などを行うことができます。

また、管理者は各問い合わせに対し、管理サイト上で回答を行うことで、一般ユーザーは回答を確認することができます。

もちろん、管理サイトのエンジンはExmentですので、Exment標準機能はそのまま、利用できます。例を挙げると、データ検索、インポート・エクスポート、バックアップ・リストアなどの機能です。
下の画像は、「通知設定」になります。一般ユーザーが問い合わせを登録したタイミングで、管理者にメールが送付されるようになります！

これらの標準機能を最大限活かして、管理サイトを構築することができます！

まとめ

「一般ユーザー向けの公開サイト」「管理者向けの管理サイト」を構築するような案件である場合、通常は2サイト構築が必要で、非常に非常に手間です。
しかしExmentを活用すれば、このように、超簡単に管理サイトを構築できる ＋ 標準機能としてさまざまな機能を利用できる、などといったメリットが多数ございます！

実際に私が、今回の2サイトを構築するために掛けた時間ですが、およそ2時間ぐらいで構築することができました。
もちろん私自身が作っているシステムですので、あてにならないかもしれませんが、皆様が構築していただいても、非常に手軽に実装可能なことはお約束します。

※ただし一点注意として、すでに構築済みのデータベースを、Exmentを使用してそのまま管理する、ということは出来ません。
いま稼働しているシステムがあった場合、まずは現在稼働しているシステムのテーブルに合わせて、Exmentでテーブル設定を行い、その後登録しているデータを移行する必要があります。その点ご了承ください。

※コラム：Exmentの大元のライブラリについて

最後に、少し話はそれますが、Exmentの大元のライブラリである、laravel-adminについてご紹介します。
laravel-adminは元々、「管理サイトのビルダー」というコンセプトのライブラリです。
一般ユーザー向けの公開サイトを作る際に、そのデータを管理するための管理サイトを、非常に簡単に構築する、というライブラリになります。

Exmentはこの「laravel-admin」に被せる形で、画面上でテーブルや列を作成する機能、バックアップ・リストア機能などを追加しているものになります。
そのため、元々のコンセプトである「管理サイトと公開サイトを構築する」という内容は、実は非常に得意分野、ということになるわけです。

以上、管理サイト構築でのExmentのメリットでした！

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• クラウドサービスNG
• 社外秘情報を、クラウドサービスをはじめとしたSaaSサービスにアップロードは完全NG

まだまだ多い、クラウドサービスNG企業

昨今、クラウドサービスは非常に多岐に渡ります。
ジャンルを問わずに例を挙げるとするならば、以下のようなものがあります。

• Office365
• SalesForce
• DropBox
• EverNote
• Kintone

クラウドサービスはこの他にも、挙げきれないほどの膨大な種類がございます。
これらを活用している企業は多いでしょう。

ですが、これらのようなクラウドサービスを、禁止している企業はまだまだ多いです。
その理由としてもっとも多いのは、「社内情報をクラウド企業に預けることへのリスク」。
社外に情報を預けた場合の「万が一のリスク」を危惧し、クラウドサービスを完全NG。
もしかすると、これを読んでいるあなたの企業も該当するのではないでしょうか。

素晴らしいシステムは、世の中に非常に多くあるにも関わらず、「クラウドサービス」であるために、それらのサービスを使用できない。
そのために、「顧客情報」「契約情報」といったデータを、今でもローカルのExcelやAccessで管理しており、担当者の毎日の業務が非常に手間・・・というケースは非常に多いです。

「この契約の期限日教えて！」
「このお客様は法人契約結んでる？」
という社内からの問い合わせは、担当者であるあなたが捌くしかありません。
システム化すれば、社員全員で共有できるかもしれないのに、それもできない。なんとかしたい・・・と頭を抱えている方へ。

ここで、案を2つご提供させていただきます。

現行業務からの脱却2案

(1)クラウドサービスの使用を、上司や社長に説得し許可してもらう

クラウドサービスは非常に便利です。そのため、担当者であるあなたが、上司や社長を説得し、なんとかサービス利用を許可してもらいます。
許可さえしてもらえば、様々なサービスの利用ができ、業務も大きく改善されるに違いありません。

ですが、現実的には様々な障壁があります。
例えば、以下のようなことを上司や社長に質問されるはずです。

• そのサービスのセキュリティは本当に大丈夫か
• そのサービスを提供しているのはどういう企業なのか
• どれくらいの実績があるのか

これらの情報を、担当者であるあなたがすべて調査して、上司や社長を説得する必要があります。
それだけ、クラウドサービスの前例のない企業が、クラウドサービスを使用し始めるのは大変なことです。
そのため、途中で頓挫してしまうケースも多々あるはずです。

そこで、2つ目の案をご紹介します。
それが今回ご紹介する、Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理。

(2)Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理

Exmentは、社内サーバーにインストールすることができます。
今お持ちのサーバー、もしくはパソコンにインストールを行うことができます。

社内サーバーでデータ管理を行う場合、入力データや添付ファイルは、すべて社内サーバーに保持されます。
クラウドサービスを使用する場合にどうしても発生する、「情報を企業に預けて大丈夫なのか」という不安も、社内サーバーでのデータ管理を行うようにすれば安心です。

「攻撃者からの攻撃を守る」という意味でも、社内にサーバーを立てて、ファイアウォールも適切に設定すれば、攻撃されることはありません。

また、自社の社内サーバーにファイルを保持しますので、クラウドサービスによくある、「登録したデータを再利用できない」といったこともありません。

もし欠点があるとすれば、「初期導入が大変」という点です。
クラウドサービスと比較すると、1から環境を用意する必要があるので、設定に慣れていない方であれば、その設定は苦労するかもしれません。

ですが、その初期導入さえクリアすれば、後はご自身のサーバーで、自由に活用することができるようになります。

※初期環境構築の代行も承っております！こちらからご確認ください
保守・サポート – 導入支援

まとめ

昨今、様々なクラウドサービスがありますが、企業ポリシーなどによって導入できず、やむを得ずExcelや、GoogleスプレッドシートやAccessを使用している企業も多いです。
そんなときは、社内サーバーでExmentの導入をオススメします！

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今回は、Exmentを使った経費精算をご紹介していきます。

• 先にお金を渡しておく仮払い金の精算
• 一時的に社員が立替える立替え金の精算

このような、日常的に発生する経費精算業務を、手書きやExcelで現在管理しているなら、ぜひExmentをご活用ください！

• 領収書をスマホで撮影し、そのまま外出先での経費申請が可能
• 月末に集中しがちな経理業務を分散
• 内訳の統計や数字の推移など、経費情報をデータとして活用

このような管理を、Exmentは可能にします！

主流な経費管理の方法

日々の企業活動にあたっては、様々な形で経費は発生していくものです。
その経費精算ですが、どういった形にて管理していますでしょうか？

精算書への手書き記入やExcel入力といったやり方を、現在も採用している企業は、まだまだ多いでしょう。

しかし、手書き記入やExcel、フリーフォーマット(SlackやMicrosoft Teamsによる投稿など)を用いた管理は、以下をはじめ、さまざまな問題が発生します。

• 合計金額計算を、後から個別に行わなければならない。場合によっては電卓を用いた計算も必要
• 全社員が個別のExcelファイルで提出する場合、都度すべてのファイルを開き、集計を行わなくてはいけない
• 特に数年単位での履歴を参照するのは、非常に大変

特に、数名規模から数十名規模に拡大した会社の場合、それまではなんとか運用できていた「手書き・Excelによる集計」が、破綻してしまっている会社は多いでしょう。
現状を打開する方法は無いでしょうか？

Exmentで各種経費を管理

そこで、Exmentの登場です。
Exmentでは、経費管理も容易に実現できます。

デモ環境

デモ環境はこちらになります。
URL ： https://exment.net/modelcase/expense/
ユーザー ： demouser
パスワード ： demouser

Exmentを用いた場合では、このような画面にて経費項目を管理できます。
立替経費精算・仮払金精算・旅費精算など、精算種別ごとにデータの管理場所を分られます。
また、領収書の画像を一緒に表示することが出来るので、経理側としてもチェックが行いやすい管理方法になっています。

外出先での申請が可能

経費精算の申請は会社で行う。そうした企業は多いと思います。
しかし、仕事を外で終えた社員さんにとっては、その為だけに帰社するのは大変です。

• わざわざ帰社するのは時間がもったいないし、煩わしくて申請を放置
• 溜まった経費を、月末に一気に精算申請
• 一気に申請するものだから間違いも発生しがちになり、差戻されて再度提出する羽目になりイライラ
• チェックする経理側も、月末は仕事が一気に増加、その内容に間違いも多くてイライラ

経費の申請場所が社内に限られていることにより、月末に経費精算が集中。
経費精算 ＝ 煩わしい、面倒くさい
そんな業務になっていませんでしょうか。

そこで、経費精算に対する、煩わしさや面倒くささを解消するために、
外出先で経費が発生。そのタイミングですぐに申請が行える。
そんな環境を用意してはいかがでしょう。

Exmentでは、このようにパソコンでの経費申請が行えるのはもちろんのこと、

スマートフォンでの利用も可能となっています。

領収書を受け取った後、すぐにスマートフォンのカメラで撮影 ⇒ データとして登録
このような自然な流れにてスムーズな経費申請が可能となります。

営業担当にこそ、Exmentによる経費申請をオススメ

そもそも経費精算の機会が多いのは、内勤での業務などよりも、外での仕事が多くなる営業担当です。
また、営業活動を日報として報告している場合もあります。

その場合、下記の記事でもご紹介しているように、Exmentで経費精算と同時に、日報も管理することができます。
Exment活用法 – データベース運用による日報の資産化
1つの業務だけでなく、複数の業務を同時に対応できるのは、Exmentの大きなメリットです。

日報報告と経費精算の申請、両者の管理をExmentで日々行っていくことにより、
月末に集中する経費精算の煩わしさから解放されます。
経理側としても、経費処理の業務を上手く分散させることができて助かるでしょう。

手当てなど、役職と金額を明記して間違い減少

旅費精算の手当てなど、役職によって支給金額が異なる項目が経理業務では発生します。
普段から申請する項目ならまだしも、経理部以外でそうした細かい金額まで覚えている人は、なかなか少ないのではないでしょうか。
申請する際、いちいち出張旅費規程を見返すのは面倒です。経理担当に聞くにも、タイミングを見計らわなきゃいけない場合があります。
記憶を信じて書いたものの、結果的に差戻になることも。
また、規定として書いてあるものを聞かれるのは、経理側としても少し煩わしかったり。

ですので、既定として定めた金額や、役職によって異なる項目は申請フォームに表示しておきましょう。

上記例のように、Exmentでは登録する項目の近くに任意のメモを表示しておくことが可能です。
こうした工夫を施すことで、申請にあたって迷う時間も少なくなりますし、間違えた申請による差戻しが発生することも減ります。
申請する側、チェックする経理側、両者ともに手間が減って助かります。

経費情報をデータとして活用

経費精算として申請していくデータですが、Exmentのビュー機能を使うことにより、合計金額の算出などといった、指定条件でのデータ抽出を行うことが可能です。

こちらの例では、５月１日～５月３１日の立替経費精算の合計金額を社員の名前別に抽出して表示させる設定です。

先ほどの条件で表示を行った場合、こちらの画像のような画面表示になります。
こういったビューを用いることによって、仮払金の突き合せや小口現金の管理なども行っていくことが可能になります。

また、ビュー設定において他の条件を指定することにより、様々なデータを抽出、表示することが可能になります。

例えば、指定の期間において何にどのくらい経費が発生しているのか知りたい。
こうしたデータは気軽に見返したいものではないでしょうか。

こちらの例では、５月１日～５月３１日の立替経費精算の金額を、内容別に抽出して表示させる設定です。

上記の設定をした場合、このように内容別の合計金額を抽出できます。
ビュー設定はもっと細かく設定できますので、企業活動に応じて参照したいデータが抽出されるよう詳細な条件を指定できます。

また、各経費精算のデータとは別に、社員ごとの振込口座などを登録しておくと便利かもしれません。
振込口座などの特殊なデータに関しては、一般社員には見せず、業務で必要になる経理担当者にのみ閲覧可能な設定をおすすめします。

また、Exmentでは、データにアクセスできる権限を個別に割り振ることが可能です。
画像の例では、“社員の口座” に対する権限を “経理部” に与えているので表示されます。

一方で、こちらの “社員１” には権原を与えていない為、”社員の口座” は非表示となります。
給与額などといったデータを管理する場合にも、権原を分けることで、必要な部署や社員のみがアクセスできる情報にすることが出来ます。

まとめ

Exmentを用いて経費精算を管理することにより、

• 外出先でもその都度申請が可能
• 経理業務を月末集中から分散
• その後にデータ活用

こういった経費管理が可能になります。
経費精算業務を手書きやExcelで現在管理していましたら、ぜひExmentをご活用ください！

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記事担当

松村

〈日報 × Exment〉という情報管理

日報 ＝ 日々報告される現場情報
といえるでしょう。

Exmentを用いれば、日報情報がデータベース化されていく為、
その後の業務状況に適した多様なデータ抽出＆活用をシステム面から可能にします。

また、情報の横展開やコミュニケーションという役目もExmentは担います。

身近な例として、新卒や中途社員の研修中にはその日報だけを表示するビューを作成。
日々の活動を先輩方の目に留まりやすいようにする、という活用もあります。
メールでの返信と比較して、Exmentではコメントやアドバイスが気軽に行えるシステムとなっている為、新人メンバーに対するフォローアップも自然な形で発生していきます。

その他、活用法の詳細はまた後ほど。

組織活動における日報の目的

業務習慣の一部となっている日報。
その目的ですが、

• 報告者 … 日々の業務を自分で振り返り、改善を行うキッカケ。また、手軽に情報を共有していく。
• チームメンバー … 他のメンバーから新たな情報が入ってくる場所であり、互いの連携やコミュニケーションも円滑になる。
• 上司 … 全体としての進捗状況はもちろん、個々メンバーの仕事の様子を把握。問題が起こる前兆があればいち早く解決したいもの。

このように、組織内での立場や仕事内容によっても変わってきますが、
その業務ならではの ”情報を集積” し、チーム全体としての ”推進力” として活用していくことが大きな目的ではないでしょうか。

非常にもったいない一般的な日報管理

では、その為の方法がどうなっているかというと、

• WordやExcelファイルへの記入
• メール文書として送信

などが主なところで、最近では

• メッセンジャーアプリで済ます

といった風習も見受けられます。

このような方法ですが、身近で馴染みがあるという理由から、採用しているところが多いのではないでしょうか。

Word・Excelファイルでの管理

この場合、一個一個の報告毎に、いちいちファイルを開かなくてはいけないという手間が発生します。
また、特定の情報を抽出・参照したい状況が発生した時、どのファイルにどんな情報が入っているか、後から見返すのは非常に骨の折れる作業となってしまいます。
組織に蓄積していく情報資産として活かしにくく、もったいない管理方法ともいえます。

メール文書として送信

こちらも、情報を資産化して活用していくという視点ではあまり適切とはいえません。
検索機能を用いて過去のメールを抽出することは可能ですが、必要のないメールも数多くヒットしたりなど、思ったように抽出されないことも多いですし、細かい設定なども難しいです。

情報の横展開という視点では、
日報に書いて本人的には共有したつもりだけど、相手は忙しくてつい流し読み、大事な情報が見落とされがちだったり、
組織の新メンバーにとっては、過去に重要なやり取りがあっても、加入前の情報は参照不可能だったりなど、
メールというのは思いのほか閉じられたツールになっています。

メッセンジャーアプリ

こちらの場合にはもっと顕著で、タイムラインとしてあっという間に消えてしまいますので、情報の蓄積という役割は担えません。

いずれにしても、上記のような日報の管理では
“情報を資産化して活用していく”
という目的にはあまり即さない方法であります。

日報をデータベース化＆活用するならExment

そこで、ここからはExmentによる日報管理についてご紹介します！

Exmentデモ環境

Exmentの日報管理用のデモ環境をご用意しました。
URL ： https://exment.net/modelcase/daily_report
ユーザー ： demouser
パスワード ： demouser

独自のフォーマットで日報を作成

日報の報告スタイルですが、必須項目なども含めて独自にフォーマットを作っておけます。
（画像は営業向けとした日報管理の例です）
リストボックスや自動採番なども活用できる為、報告者としても日報の作成が簡単になります。

日報を起点とする明確なやり取りが可能

こちらは、日報を開いた際の詳細画面の例です。

関連ファイルの添付が便利なのはもちろんのこと、
メール日報などとは異なり、投稿後に追記や編集が可能です。（更新履歴も残ります）
さらにコメント欄を活用することで、手軽にアドバイスを行ったり、日報内容に関する連絡事項を残すことが簡単に行えます。
対面の場合と比べ、何に対しての連絡・アドバイスなのかが非常に明確なので、大きな利点だと思います。

フラグ切替による表示の選別が容易

日報内容やコメントに重要な情報がある場合、フラグを変更することで、データを目立つ場所に表示することが可能になります。

必要なこととしては、切替が簡単なフラグを設定しておくことです。
このようなフラグとソート機能（特定条件での並び替え機能）を活用することで、フラグとして印があるものをワンクリックでデータ一覧の上位に表示することが出来ます。

状況に応じたデータ抽出

もちろん、印があるデータのみを表示したい場合があります。例えば、

• 特定の相手先とのデータのみを見返したい場合、
• 今後１０日間の再訪予定を確認したい場合、
• …etc

その時々の状況に合わせデータにフィルタをかけ、活用したいデータを抽出することが非常に簡単です。(画像はフィルタ設定の画面例)

また、フィルタ機能とソート機能を使うことで、「今後１０日間に再訪予定のデータのみ、フラグの印があるものから順番に表示」といった抽出も簡単に行えます。

よく使う抽出条件は専用のビューを作成

今後１０日間に再訪予定のデータを、重要なものから上位表示させて確認したいことは、頻繁に発生しそうなデータ抽出方法ですよね。

そういった「よく使うデータ抽出方法」に関して、Exmentに設定を作成しておけば、その後はより簡単に使うことが出来ます。
それが、ビューの設定です。

「今後１０日間に再訪予定のデータを、重要なものから上位表示」といった例であれば、画像のような抽出条件によって、ビュー設定を作成できます。

その後、データ一覧の画面で、

作成したビューを選べば完了です。
一度ビューを作れば、以降はこのように指定条件でのデータ抽出が簡単にできます。

もちろん、日々のデータは膨大になっていくので、さらに条件を絞ってビューを用意しておいても便利です。

こちらの設定をすることによって、「日報の所感が良かったものだけを、さらに抽出して確認」することが出来るようになります。

このように、組織活動に合った設定を複数組み合わせて作成することで、

• 全員分の全データ
• 時期別
• 業界別
• 担当別
• 所感順
• 金額順
• …etc

など、様々な条件でのデータ抽出が行えるようになります。

ダッシュボードで重要な情報の横展開がスムーズ

また、Exmentのトップページにはダッシュボードという機能があります。

重要事項の表示を設定しておくことで、致命的な見落としなどを減らせることでしょう。
報告者本人はもちろんのこと、日報を読んだ上司やチームメンバーが重要だと判断した際には、こうした方法によって情報の横展開がとてもスムーズにいきます。

権限は個別に設定可能

会社等の組織において、情報を管理していくにあたっては、
画像のように、プロジェクトごと複数に分けて管理していく場合が多いと思います。

Exmentでは、ログインメンバー毎に権限設定が可能です。
（権限に関して詳しくはこちらのＵＲＬ先をご参照ください）
マニュアル(役割・権限設定)

権限の違いによってアクセスできる情報を分けることにより、

• プロジェクトマネージャーなど、上司には複数プロジェクト
• 部下には自分のプロジェクトのみ
といった表示が可能となります。

※上司がログインしたときの画面


※部下がログインしたときの画面


過去データも閲覧可能

また、Exmentで権限を設定された場所に関しては、過去データも遡って見ることが出来ます。
それにより、途中からプロジェクトに加入してきたメンバーも、迅速なキャッチアップが可能となります。

まとめ

以上、ご紹介してきたように、目的に合った条件をExmentに設定することで、

日報のデータベース化 ⇒ 状況に合ったデータ抽出 ⇒ 活用

という流れで、毎日の組織活動で発生する情報をどんどん資産化していくことになります。

また、日報を書く・読む、どちらの作業も実際の業務状況と関連させることで、
効率的に行え、かつ意義のある報告となるものです。

また、Exmentは日報だけでなく、さまざまな情報の管理、蓄積が行えるため、他分野を関連させた網羅的な情報の資産化＆活用が可能になってきます。

日報は○○のツール、顧客データは△△、タスク管理は□□、スケジュールは××、…etc
といったように、たくさんのツールをその都度その都度起動させる必要はありません。

情報管理はExment

でお任せください。

インストール手順

以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
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記事担当

松村

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