今回の記事では、外部のメール配信システムを用いることなく、
「Exmentのみで顧客情報の管理からメール配信までを実現させる」
といった活用法をご紹介させていただきます！

顧客情報の管理、そこに付随しての情報配信は多くの場面で必要になるものですが、

「それぞれ別のシステムを使っていて、一元管理を考えている」
「案件毎に自由なカスタマイズを行い、効率的に運用したい」
「有料のシステムを使っているが、できれば無料のシステムを採用してコストを削減したい」

そういった方向性をお考えの事もあるでしょう。

Exment ＝ WEBデータベースシステム
この大きな強みをそのままに、

・重複登録や更新忘れを防いで業務ミスを削減
・営業段階からの細かな情報を拾い上げて全体と共有
・案件ベースの数字をビジュアライズ化し現状認識を促進

こういった情報管理といった用途は、従来よりExmentが非常に得意としている分野です。

そして、現在のExmentでは、
「顧客情報管理から情報配信までを無料のシステムで実現したい」
そんなご要望にもお応えすることが可能となっています！

データベースシステムで情報配信？

既にExmentをお使いの場合にはご存知のことと思いますが、
Exmentには通知機能が実装されており、

■ユーザーに対してのシステム内アラート
■SlackやTeamsといった外部アプリへのメッセージ
■Eメールとしてのメール送信

これらの方法で自由に通知を送ることができます。

これまでも、データ更新や、コメント時、ワークフローの実行など、
業務フローに絡める形で多くの方にお使いいただいている機能なのですが、
この度、Exmentの通知機能はより用途の広がるものとなっているのです！

親・関連先テーブルの内容をEメールに使える！

というのも、7月に行ったv4.2のアップデートにおいて、
親テーブルや関連テーブルと絡めた機能の強化を行っており、一例として次のようなことが可能となりました。

■データ表示条件における絞り込み、データ並び替えでの列指定に、親・関連先テーブルが指定できる
■通知の実施トリガー：時間の経過で、親・関連先テーブルの「日付」「日時」列を対象にEメールの送信ができる
■通知の実施アクションで、親・関連先テーブルの「Eメール」列を対象にEメールの送信ができる

データ表示における拡充機能も便利なのですが、
今回ご紹介する活用法では、通知面での新機能を上手く発揮することにより、

「特定プログラムの受講者リストに対して、プログラム配信予定日に一括でメールを送る」

このような使い方をモデルケースとしてご紹介させていただきます。

設定例のご紹介

今回の用途を実現する為の設定例としては、Exmentにおいて次のようなテーブル群を作成します。

【顧客マスター】
【購入者管理】
【プログラム内容】
【配信スケジュール】

■【購入者管理】からは【顧客マスター】【プログラム内容】を関連させ、
顧客情報や購入プログラムとしての結びつけを行います。

Exmentでは、テーブル間のリレーションを設定することにより、
他テーブルのデータを選択して自テーブルに登録ができます。
登録後の元データ確認も、このようにワンクリックで行えます。

■【プログラム内容】からは【配信スケジュール】を関連させ、
配信日、配信内容などをデータ連動設定によって同期させます。

データ連動設定とは、他テーブルのデータを選択した際、
選択したデータにある特定列を同時にコピーする機能です。
登録データは、メール送信の際にパラメーターとして用いることができます。

■次回配信の選択先となる【配信スケジュール】には、具体的な配信内容を登録します。
もしも同じテーブルで複数プログラムを管理する場合には、プログラム名の関連付けを行うことをオススメします。

これらのような設定を行うことにより、
運用上で何か変更点が発生した場合にも、大元になっているテーブルのデータ変更のみで修正が完了します。
普段の更新は【プログラム内容】：次回配信 の選択のみです。

また、通知設定においては次のような設定を行います。

■対象テーブル ⇒ 【購入者管理】
■実施トリガー ⇒ 時間の経過
■日付対象列 ⇒ 【購入プログラム】：配信日
■実施アクション ⇒ Eメール
■通知対象 ⇒ カスタム列：【顧客マスター】：メールアドレス

これらの設定により、【プログラム内容】において選択する次回の配信スケジュール通りに、
【顧客マスター】で管理するメールアドレスへの配信が行われていきます。

従来より関連データの管理・活用はExmentの得意とするところでしたが、
「複数テーブルを連動させた情報配信」そんな用途も今やExmentで担うことが出来るのです！

Exmentデモ環境

今回ご紹介したテーブル設定を実際の画面でご確認いただけます。

データ管理画面URL: https://exment.net/modelcasenotify/notify
ログインID : demouser
パスワード: demouser

※通知の設定画面に関しては、以下の画像をご参照ください。

業務に応じた +α の設定も簡単！

今回ご紹介したのはあくまで一例となり、

・通知の対象ビューを特定条件のものに設定し、一部顧客のみに通知を送る。
・配信スケジュールからの参照時に、直近の配信候補のみが表示されるように条件ビューを設定する。
・前もってスケジュールした日時ではなく、ワークフローが進行したタイミングで即座にお知らせする。

これらのように様々な機能設定を掛け合わせることで、
扱う商品特性や業務フローなどに則した円滑な運用が実現していきます。

WEBデータベースシステムの強みを活かして、
各情報配信もExmentで一元的に運用してみてはいかがでしょうか。

さらに用途の広がったExmentをぜひお試しください！

Exmentインストール手順

以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
インストール手順

お問い合わせはこちら

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以前のモデルケースにて、
「Googleフォームを連携させて、回答をExmentに登録していく」という内容の記事を公開しました。
参考：https://exment.net/archives/1429

これまで、外部（Exmentに非ログイン）である一般ユーザーが、Exmentにデータ登録を行うにあたっては、

「データ登録フォームを別サイトで用意する」
「API連携を行う」

などといった事前準備が必要となり、思い通りの実装を行うには多少のハードルがございました。

しかし、「v4.1」からExmentに搭載された「公開フォーム機能」を用れば、
Exmentのフォームを一般向けに公開し、データ登録を行えます！

フォーム専用に別サイトを用意する必要もなければ、煩雑なAPI連携の手間や、特別な知識も必要ございません。
Exmentの画面における操作だけで、誰でも簡単に、一般ユーザー向けの公開フォームを作成することができます！

ログインせずにデータ入力できる為、各種フォームに最適

では実際、どのような場面でご活用いただける機能かといいますと、

「お問い合わせ」
「アンケート」
「各種申請」
「お申込み」

等、企業活動において対象となる場面は非常に広範となります。
企業とお客様とでファーストコンタクトとなる際にも、多くのご使用が想定されるフォームです。

公開フォームとしての表示例

「例：お問い合わせ」

「例：アンケート」

もちろん、登録データはExmentに直接蓄積されていくので、その後の各種集計や検索等もシームレスに実施できます。

また、単一システムによる情報管理の一元化が実現されている為、
必要なタイミングで、必要な情報をスムーズかつ臨機応変に抽出することが可能です。

データ管理システムとしての強みを活かし、より有意義にExmentをご活用いただけるでしょう。

Exmentデモ環境

公開フォーム機能に関する動作は、こちらのデモ環境にて確認できます。

データ管理画面URL: https://exment.net/modelcase/publicform/
ログインID : demouser
パスワード: demouser

公開フォーム例①：https://exment.net/modelcase/publicform/publicform/1f5fdaf0-a325-11eb-bbbd-d9ece71bfc92
公開フォーム例②：https://exment.net/modelcase/publicform/publicform/c87d3c00-a3e4-11eb-be30-8fc35c328341

諸々の機能が設定可能

これまでご紹介させていただいたように、
場面を問わず、多くの用途にご活用いただける「公開フォーム」ですが、
設定内容に関しても、細かく指定することができます。

例えば、

■公開有効期限
■登録完了時の文言やリンクの表示
■一般ユーザーや管理者への通知
■Googleアナリティクス や Google reCAPTCHA

等の機能を備えており、
これらは画面上で簡単に設定が行えます。

よく用いられる一例として、
「キャンペーンを実施し、期間限定で申込を受け付ける」
そうした用途もありますが、【公開⇔非公開】という設定も時間指定で行える為、当日のヒューマンエラーが削減でき安心です。

また、データ登録時におけるメール通知や登録完了ページ等を設定し、
「フォーム入力というポジティブな接触の直後、自動的に各種ご案内やオファーを行う」
そんな用途にもご活用いただけます。

もちろん、そうした細かい指定を行わなくとも、公開フォームはご利用いただけます。
ご利用用途に応じて、必要な機能を設定してください。

公開フォーム設定画面の例

フォーム機能自体の拡張

また、公開フォーム機能が実装されると同時に、フォーム機能が各種拡張しております。

フォーム設定に加わった機能の例をあげると、

■各行毎に最大4列まで項目を設定できる。
■列の幅を個別に変更できる。
■画像や罫線をフォームに埋め込み表示できる。
■見出しの表示位置を、横・縦・非表示に設定できる。
■表示名、初期値、ヘルプに関して、フォーム設定から指定できる。

などといった設定が可能になっています。

フォーム設定画面の例

各機能の詳細や、メインでご紹介させていただいた「公開フォーム」に関しまして、詳しくは こちらのマニュアル をご覧ください。

Exmentのフォーム設定は、自由度高く、様々な場面にご活用いただける機能として、今回格段に進化しております！
種々の機能をぜひお試しください！

Exmentインストール手順

以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
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昨今、業務のリモート化が数多くの企業で急速に進んでいます。
しかし、状況は各企業により様々で、
「リモートワークを積極的に活用している」
「制度は導入したが、まだ慣れない」
「未だ導入に至らない」
など、上手く取り入れられていない企業もまだまだ見受けられます。

リモートワークにおいては、
「社員間の連携がいかにスムーズにいくか」という部分が肝心になってきますし、
同じ部署の社員間はもちろんのこと、バックオフィスとの連携も大事な要素です。

そこで今回は、「業務のリモート化」にExmentがどう貢献できるのか、
データ管理システムとしてだけでなく、コミュニケーションツールとしての側面も例に出しながら、Exmentの活用法をご紹介していきます。

今回、主にご紹介するのは次の機能です。

■通知
■ワークフロー
■データフィルタ
■関連データ検索
■役割グループ

通知：緊急性の高い更新もすぐに気付ける

Exmentでは、様々な条件による通知の送信が可能です。

（例）
・トラブル案件のデータ登録があると同時に、上司のシステム画面に通知を送る。
・ステータスが未払いのままで支払い期限の3日前になった場合、AM10:00にお客様のメールアドレスと、営業担当者のSlackに通知を送る。

上記のような例以外にも、設定に用いる項目はたくさんあります。
通知のタイミングでいえば、
■データが共有された時
■コメントがあった時
■特定日時を迎えた時
■ボタンによる手動実施
など、他にも選択が豊富にあります。

通知の送信先に関しても、
■Exmentのシステム画面
■メールアドレス
■Slack
■MicrosoftTeams
などのように、日頃用いる連絡手段と連携させることが可能です。

ユーザーに応じた通知設定を行うことによって、
リモート環境下においても迅速で小回りを利かせた連絡が実現されます。

ワークフロー：円滑な業務進捗をサポート

通知機能との組み合わせで、よく用いられている機能としては「ワークフロー」があります。
Exmentを日々の業務にご活用されるユーザー様から、現在多くのご好評をいただいている機能です。

Exmentでワークフローを実施することにより、次のような利点が挙げられます。
■今は誰が何を行う段階なのか、進捗状況が一目で分かる
■判断に用いるデータの紛失が防げる
■事前に基準を設定しておくことにより、業務の執行が非常にスムーズ

例えば、これまでは職場に出向く必要があった経費精算なども、
経費が発生した時点で必要事項をデータ登録し、すぐに申請することが可能になります。
担当者や上司なども自分のタイミングで処理に取り掛かれる為、ストレスレスな業務フローが実現できるでしょう。

リモートワークで直接のコミュニケーションが減る中、
ワークフロー機能が果たす役目はより有意義となるはずです。

データフィルタ：必要情報のみを的確に抽出

企業が抱える情報量に関しては、どの企業においても日々肥大化していく一方です。

しかし、普段データを扱う業務がメインでない社員は、
膨大なデータを一目見ただけで毛嫌いしてしまうこともあるでしょう。
その状態では、円滑なリモート業務から遠のいてしまいます。

Exmentでは、カスタムビューを設定することにより、
必要なデータだけに整理して表示することができます。

（例）
・担当者に自分が入っているデータのみ表示する
・指定業種の取引先データのみ表示する
・自分の部下でまだ終わっていないタスクのみ表示する

今挙げたような例以外にも多様な設定が可能であり、
フォーム表示条件なども掛け合わせることで、
より目的に沿うデータのセグメントが実現されます。

関連データ検索：紐づく情報を一挙に把握

「この件に関して詳しく知りたいけど、担当者には今確認できる状況じゃない」
「前任が急に移動になって引継ぎが中途半端になっている」
こんな場面は業務で頻発しますね。

「詳細は他の社員に聞かないと把握できない」
そんな状況はExmentの「関連データ検索」で解決させましょう。

Exmentでは、データ同士に関連（リレーション）を持たせることができます。
リレーションを持っている一方のデータにおいて関連データ検索を行うと、
関連するデータが一覧でまとめて表示されます。

これにより、社員同士が直接やり取りせずとも、ワンクリックで必要な情報を把握することが可能です。
リモートワーク等の場面において、社員一人一人による情報の活用を後押しするでしょう。

役割グループ：より安全な情報管理を実現

個々の従業員に対して、どんな情報権限を与えるのか。
その設定が「役割グループ」です。

・他のデータは見れないが、共有されたデータだけは見れる。
・全データ見れるが、更新できるのは担当データのみ。

など、組織設定とも関連させることで、より的確に、かつ柔軟な役割設定が可能になります。

オンプレミスであるExment × 役割グループ
安全性の高い情報管理が実現します。

まとめ

リモートワーク等が増える今後の企業活動において、いかに業務の連携を図れるのか。
個々の従業員レベルにおいて、主体的に情報アクセスがしやすい環境を創り出すことで、
全体のコミュニケーションコストが減り、生産性が向上されることでしょう。
今回ご紹介した機能などをご参考いただき、円滑な業務プロセスを構築いただけたら幸いです。

日々増えていくデータ管理はもちろん、リモートワークにおける業務連携においても、Exmentをぜひ最大限にご活用ください！

Exmentインストール手順

以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
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• クラウドサービスNG
• 社外秘情報を、クラウドサービスをはじめとしたSaaSサービスにアップロードは完全NG

まだまだ多い、クラウドサービスNG企業

昨今、クラウドサービスは非常に多岐に渡ります。
ジャンルを問わずに例を挙げるとするならば、以下のようなものがあります。

• Office365
• SalesForce
• DropBox
• EverNote
• Kintone

クラウドサービスはこの他にも、挙げきれないほどの膨大な種類がございます。
これらを活用している企業は多いでしょう。

ですが、これらのようなクラウドサービスを、禁止している企業はまだまだ多いです。
その理由としてもっとも多いのは、「社内情報をクラウド企業に預けることへのリスク」。
社外に情報を預けた場合の「万が一のリスク」を危惧し、クラウドサービスを完全NG。
もしかすると、これを読んでいるあなたの企業も該当するのではないでしょうか。

素晴らしいシステムは、世の中に非常に多くあるにも関わらず、「クラウドサービス」であるために、それらのサービスを使用できない。
そのために、「顧客情報」「契約情報」といったデータを、今でもローカルのExcelやAccessで管理しており、担当者の毎日の業務が非常に手間・・・というケースは非常に多いです。

「この契約の期限日教えて！」
「このお客様は法人契約結んでる？」
という社内からの問い合わせは、担当者であるあなたが捌くしかありません。
システム化すれば、社員全員で共有できるかもしれないのに、それもできない。なんとかしたい・・・と頭を抱えている方へ。

ここで、案を2つご提供させていただきます。

現行業務からの脱却2案

(1)クラウドサービスの使用を、上司や社長に説得し許可してもらう

クラウドサービスは非常に便利です。そのため、担当者であるあなたが、上司や社長を説得し、なんとかサービス利用を許可してもらいます。
許可さえしてもらえば、様々なサービスの利用ができ、業務も大きく改善されるに違いありません。

ですが、現実的には様々な障壁があります。
例えば、以下のようなことを上司や社長に質問されるはずです。

• そのサービスのセキュリティは本当に大丈夫か
• そのサービスを提供しているのはどういう企業なのか
• どれくらいの実績があるのか

これらの情報を、担当者であるあなたがすべて調査して、上司や社長を説得する必要があります。
それだけ、クラウドサービスの前例のない企業が、クラウドサービスを使用し始めるのは大変なことです。
そのため、途中で頓挫してしまうケースも多々あるはずです。

そこで、2つ目の案をご紹介します。
それが今回ご紹介する、Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理。

(2)Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理

Exmentは、社内サーバーにインストールすることができます。
今お持ちのサーバー、もしくはパソコンにインストールを行うことができます。

社内サーバーでデータ管理を行う場合、入力データや添付ファイルは、すべて社内サーバーに保持されます。
クラウドサービスを使用する場合にどうしても発生する、「情報を企業に預けて大丈夫なのか」という不安も、社内サーバーでのデータ管理を行うようにすれば安心です。

「攻撃者からの攻撃を守る」という意味でも、社内にサーバーを立てて、ファイアウォールも適切に設定すれば、攻撃されることはありません。

また、自社の社内サーバーにファイルを保持しますので、クラウドサービスによくある、「登録したデータを再利用できない」といったこともありません。

もし欠点があるとすれば、「初期導入が大変」という点です。
クラウドサービスと比較すると、1から環境を用意する必要があるので、設定に慣れていない方であれば、その設定は苦労するかもしれません。

ですが、その初期導入さえクリアすれば、後はご自身のサーバーで、自由に活用することができるようになります。

※初期環境構築の代行も承っております！こちらからご確認ください
保守・サポート – 導入支援

まとめ

昨今、様々なクラウドサービスがありますが、企業ポリシーなどによって導入できず、やむを得ずExcelや、GoogleスプレッドシートやAccessを使用している企業も多いです。
そんなときは、社内サーバーでExmentの導入をオススメします！

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