クラウドNG企業の救世主！！ 社内サーバーでデータ管理

今回は、日本企業にどうしても多くありがちな、以下の企業様向けの活用法になります。

• クラウドサービスNG
• 社外秘情報を、クラウドサービスをはじめとしたSaaSサービスにアップロードは完全NG

まだまだ多い、クラウドサービスNG企業

昨今、クラウドサービスは非常に多岐に渡ります。
ジャンルを問わずに例を挙げるとするならば、以下のようなものがあります。

• Office365
• SalesForce
• DropBox
• EverNote
• Kintone

クラウドサービスはこの他にも、挙げきれないほどの膨大な種類がございます。
これらを活用している企業は多いでしょう。

ですが、これらのようなクラウドサービスを、禁止している企業はまだまだ多いです。
その理由としてもっとも多いのは、「社内情報をクラウド企業に預けることへのリスク」。
社外に情報を預けた場合の「万が一のリスク」を危惧し、クラウドサービスを完全NG。
もしかすると、これを読んでいるあなたの企業も該当するのではないでしょうか。

素晴らしいシステムは、世の中に非常に多くあるにも関わらず、「クラウドサービス」であるために、それらのサービスを使用できない。
そのために、「顧客情報」「契約情報」といったデータを、今でもローカルのExcelやAccessで管理しており、担当者の毎日の業務が非常に手間・・・というケースは非常に多いです。

「この契約の期限日教えて！」
「このお客様は法人契約結んでる？」
という社内からの問い合わせは、担当者であるあなたが捌くしかありません。
システム化すれば、社員全員で共有できるかもしれないのに、それもできない。なんとかしたい・・・と頭を抱えている方へ。

ここで、案を2つご提供させていただきます。

現行業務からの脱却2案

(1)クラウドサービスの使用を、上司や社長に説得し許可してもらう

クラウドサービスは非常に便利です。そのため、担当者であるあなたが、上司や社長を説得し、なんとかサービス利用を許可してもらいます。
許可さえしてもらえば、様々なサービスの利用ができ、業務も大きく改善されるに違いありません。

ですが、現実的には様々な障壁があります。
例えば、以下のようなことを上司や社長に質問されるはずです。

• そのサービスのセキュリティは本当に大丈夫か
• そのサービスを提供しているのはどういう企業なのか
• どれくらいの実績があるのか

これらの情報を、担当者であるあなたがすべて調査して、上司や社長を説得する必要があります。
それだけ、クラウドサービスの前例のない企業が、クラウドサービスを使用し始めるのは大変なことです。
そのため、途中で頓挫してしまうケースも多々あるはずです。

そこで、2つ目の案をご紹介します。
それが今回ご紹介する、Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理。

(2)Exmentを使用した、社内サーバーでのデータ管理

Exmentは、社内サーバーにインストールすることができます。
今お持ちのサーバー、もしくはパソコンにインストールを行うことができます。

社内サーバーでデータ管理を行う場合、入力データや添付ファイルは、すべて社内サーバーに保持されます。
クラウドサービスを使用する場合にどうしても発生する、「情報を企業に預けて大丈夫なのか」という不安も、社内サーバーでのデータ管理を行うようにすれば安心です。

「攻撃者からの攻撃を守る」という意味でも、社内にサーバーを立てて、ファイアウォールも適切に設定すれば、攻撃されることはありません。

また、自社の社内サーバーにファイルを保持しますので、クラウドサービスによくある、「登録したデータを再利用できない」といったこともありません。

もし欠点があるとすれば、「初期導入が大変」という点です。
クラウドサービスと比較すると、1から環境を用意する必要があるので、設定に慣れていない方であれば、その設定は苦労するかもしれません。

ですが、その初期導入さえクリアすれば、後はご自身のサーバーで、自由に活用することができるようになります。

※初期環境構築の代行も承っております！こちらからご確認ください
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まとめ

昨今、様々なクラウドサービスがありますが、企業ポリシーなどによって導入できず、やむを得ずExcelや、GoogleスプレッドシートやAccessを使用している企業も多いです。
そんなときは、社内サーバーでExmentの導入をオススメします！

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