Exment活用法 顧客管理編 ～スプレッドシートからの脱却

今回は「Exmentの活用法ご紹介」として、シンプルな「顧客管理」のご紹介をします！

スプレッドシートの限界

小規模なプロジェクトで、顧客情報を管理する場合、たいていの方は、まず「Excel」や「Googleスプレッドシート」での管理を思い付くでしょう。
これらは非常に手軽で、便利です。

これらのシートを利用することで、例えば

• 問い合わせがあったときに、電話番号やメールアドレスからユーザーを検索する
• 入金の有無をチェックし、「入金あり」「入金なし」情報をセットする

などなど、普段の業務をこなしていきます。

しかし、例えば扱う顧客の件数が多くなっていったり、管理する方が多くなると、予期せぬ事態に陥ることがあるのも事実です。
例えばありがちなのが、

• 件数登録しすぎて、ファイルが壊れてしまった！
• ファイルをコピーして、ファイル名に『_2』とか『_最新』とか『_最終_20190521』と追加していったら、どれが最新だか分からなくなってしまった！
• 問い合わせがあったユーザーの検索が面倒！！
• 誰かが間違えて別の行を更新してしまった！！

などなど。見に覚えはありませんか？？
このようなことでお困りの方は、ぜひExmentをオススメします！

デモ環境

まずはデモ環境をお試しください。
URL ： https://exment.net/modelcase/client_manage
ユーザー ： demouser
パスワード ： demouser

上記環境には、左メニューに「大分類」「小分類」「顧客情報」というテーブルの項目が表示されています。

「大分類」では、顧客の大枠でのジャンル、

「小分類」では、大分類に紐づく顧客の小ジャンル、

「顧客情報」では、実際のメールアドレスや電話番号など、顧客の情報が多数紐付かれています。

※顧客情報はすべてダミーデータになります

Exmentのメリット

Exmentを使用することで、以下のようなことが実現可能です。

データ検索が容易

例えば、実際にお客様から問い合わせがあった場合には、まずは顧客情報を絞り込むために、お客様の名前や電話番号、メールアドレスで検索を行うはずです。

Exmentでは、これらの検索を、非常にかんたんに行なえます。

ページ上部の検索バーに、テキスト入力します。試しに「nanami.yoshimoto@miyake.com.foobartest」と入力してください。

検索結果が一覧で表示されます。

そして、該当する行を選択することで、顧客情報の詳細を確認することが出来ます。

他にも、登録しておいた「大分類」や「小分類」からも、絞り込みを行うことが出来ます。
例えば、小分類「カレーライス」に属する顧客を検索したい場合には、検索バーに「カレーライス」と入力します。
すると、サジェストに「[小分類]カレーライス」という表示がされるので、選択します。

これにより、カレーライスに関する顧客情報が、一覧で表示されます！

ビュー機能が充実

Exmentでは、ビュー機能も充実しています。
一覧画面で表示する項目の内容や、表示するデータの条件を、あらかじめ設定しておくことができます。

今回のデモ環境の場合、「顧客情報」のデータで、2種類のビューを用意しています。
「全顧客情報を表示したい」という場合もあれば、「現在も関係を持つ顧客のみ表示したい(今後取引のない顧客は除外したい)」という場合もあるでしょう。

「顧客情報」のメニューをクリックして、顧客情報を表示したときに、ページ右上の「ビュー」のボタンを見てください。
「全顧客情報」「有効顧客情報」という2種類が存在することが分かるはずです。

「有効顧客情報」をクリックすると、ビューが変更され、顧客情報が「有効」、つまり現在も関係を持つ顧客のみ表示されます。

各顧客の「有効・無効」を切り替えたい場合、データの「編集」リンクをクリックすることで、データの編集を行うことが出来ます。
そのうちの「有効フラグ」のYES・NOを変更することで、データを切り替えることが可能です。

コメント機能で、やり取りの履歴を残しておく

Exmentでは、各データにコメントを残しておくことができます。

日々の業務で、お客様とやり取りをすることは多々あります。
お客様にメールを送信したこと、電話をしたこと、クレームがあったこと。
そのような情報は、顧客情報と一緒に残しておいた方が、今後別の方に引き継いだ場合でも、役に立つはずです。

Exmentでは、各顧客情報に紐付いて、「コメント」を残しておくことができます。
コメント欄に履歴を残すことで、後から顧客情報を参照した場合に、やり取りを把握することができます。
データの詳細画面の下部に、「コメント」欄がありますので、フォームに必要事項を入力して、「送信」をクリックしてください。
コメントを残すことができます。

データのインポート、エクスポート機能も搭載

他にも、データのインポート、エクスポート機能も搭載しています。
例えば「今あるExcelのデータをExmentに取り込みたい」といった場合や、
「他の作業で使用するので、登録しているデータをExcelに出力したい」といったニーズにも対応できます。

カスタマイズ例

もちろん、今回のデモで使用したテーブルや列以外にも、各自でテーブルや列を追加、変更できます。
以下、カスタマイズ例です。

• 入金予定日を追加する
• 新しく「クレーム情報」というテーブルを、顧客情報と紐付けて作成し、クレーム履歴を後から参照させる
• 顧客ごとに売上額を追加し、後から売上額合計を集計する

こういったことも、Exmentではかんたんに実現可能です。
また、カスタマイズに関するご相談も、別途お待ちしております。

まとめ

スプレッドシート管理でも対応できるので、普段の業務ではどうしても疎かになりがちな、顧客情報管理。
そんな普段の業務を、Exmentでは強力にサポートします。是非、ご利用ください！

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今回使用したテンプレート

顧客管理

記事担当

佐藤