Exment × 業務のリモート化
昨今、業務のリモート化が数多くの企業で急速に進んでいます。
しかし、状況は各企業により様々で、
「リモートワークを積極的に活用している」
「制度は導入したが、まだ慣れない」
「未だ導入に至らない」
など、上手く取り入れられていない企業もまだまだ見受けられます。
リモートワークにおいては、
「社員間の連携がいかにスムーズにいくか」という部分が肝心になってきますし、
同じ部署の社員間はもちろんのこと、バックオフィスとの連携も大事な要素です。
そこで今回は、「業務のリモート化」にExmentがどう貢献できるのか、
データ管理システムとしてだけでなく、コミュニケーションツールとしての側面も例に出しながら、Exmentの活用法をご紹介していきます。
今回、主にご紹介するのは次の機能です。
■通知
■ワークフロー
■データフィルタ
■関連データ検索
■役割グループ
通知：緊急性の高い更新もすぐに気付ける
Exmentでは、様々な条件による通知の送信が可能です。
（例）
・トラブル案件のデータ登録があると同時に、上司のシステム画面に通知を送る。
・ステータスが未払いのままで支払い期限の3日前になった場合、AM10:00にお客様のメールアドレスと、営業担当者のSlackに通知を送る。
上記のような例以外にも、設定に用いる項目はたくさんあります。
通知のタイミングでいえば、
■データが共有された時
■コメントがあった時
■特定日時を迎えた時
■ボタンによる手動実施
など、他にも選択が豊富にあります。
通知の送信先に関しても、
■Exmentのシステム画面
■メールアドレス
■Slack
■MicrosoftTeams
などのように、日頃用いる連絡手段と連携させることが可能です。
ユーザーに応じた通知設定を行うことによって、
リモート環境下においても迅速で小回りを利かせた連絡が実現されます。
ワークフロー：円滑な業務進捗をサポート
通知機能との組み合わせで、よく用いられている機能としては「ワークフロー」があります。
Exmentを日々の業務にご活用されるユーザー様から、現在多くのご好評をいただいている機能です。
Exmentでワークフローを実施することにより、次のような利点が挙げられます。
■今は誰が何を行う段階なのか、進捗状況が一目で分かる
■判断に用いるデータの紛失が防げる
■事前に基準を設定しておくことにより、業務の執行が非常にスムーズ
例えば、これまでは職場に出向く必要があった経費精算なども、
経費が発生した時点で必要事項をデータ登録し、すぐに申請することが可能になります。
担当者や上司なども自分のタイミングで処理に取り掛かれる為、ストレスレスな業務フローが実現できるでしょう。
リモートワークで直接のコミュニケーションが減る中、
ワークフロー機能が果たす役目はより有意義となるはずです。
データフィルタ：必要情報のみを的確に抽出
企業が抱える情報量に関しては、どの企業においても日々肥大化していく一方です。
しかし、普段データを扱う業務がメインでない社員は、
膨大なデータを一目見ただけで毛嫌いしてしまうこともあるでしょう。
その状態では、円滑なリモート業務から遠のいてしまいます。
Exmentでは、カスタムビューを設定することにより、
必要なデータだけに整理して表示することができます。
（例）
・担当者に自分が入っているデータのみ表示する
・指定業種の取引先データのみ表示する
・自分の部下でまだ終わっていないタスクのみ表示する
今挙げたような例以外にも多様な設定が可能であり、
フォーム表示条件なども掛け合わせることで、
より目的に沿うデータのセグメントが実現されます。
関連データ検索：紐づく情報を一挙に把握
「この件に関して詳しく知りたいけど、担当者には今確認できる状況じゃない」
「前任が急に移動になって引継ぎが中途半端になっている」
こんな場面は業務で頻発しますね。
「詳細は他の社員に聞かないと把握できない」
そんな状況はExmentの「関連データ検索」で解決させましょう。
Exmentでは、データ同士に関連（リレーション）を持たせることができます。
リレーションを持っている一方のデータにおいて関連データ検索を行うと、
関連するデータが一覧でまとめて表示されます。
これにより、社員同士が直接やり取りせずとも、ワンクリックで必要な情報を把握することが可能です。
リモートワーク等の場面において、社員一人一人による情報の活用を後押しするでしょう。
役割グループ：より安全な情報管理を実現
個々の従業員に対して、どんな情報権限を与えるのか。
その設定が「役割グループ」です。
・他のデータは見れないが、共有されたデータだけは見れる。
・全データ見れるが、更新できるのは担当データのみ。
など、組織設定とも関連させることで、より的確に、かつ柔軟な役割設定が可能になります。
オンプレミスであるExment × 役割グループ
安全性の高い情報管理が実現します。
まとめ
リモートワーク等が増える今後の企業活動において、いかに業務の連携を図れるのか。
個々の従業員レベルにおいて、主体的に情報アクセスがしやすい環境を創り出すことで、
全体のコミュニケーションコストが減り、生産性が向上されることでしょう。
今回ご紹介した機能などをご参考いただき、円滑な業務プロセスを構築いただけたら幸いです。
日々増えていくデータ管理はもちろん、リモートワークにおける業務連携においても、Exmentをぜひ最大限にご活用ください！
Exmentインストール手順
以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
インストール手順