Exmentによる「情報管理 × メール送信」という運用
今回の記事では、外部のメール配信システムを用いることなく、
「Exmentのみで顧客情報の管理からメール配信までを実現させる」
といった活用法をご紹介させていただきます！
顧客情報の管理、そこに付随しての情報配信は多くの場面で必要になるものですが、
「それぞれ別のシステムを使っていて、一元管理を考えている」
「案件毎に自由なカスタマイズを行い、効率的に運用したい」
「有料のシステムを使っているが、できれば無料のシステムを採用してコストを削減したい」
そういった方向性をお考えの事もあるでしょう。
Exment ＝ WEBデータベースシステム
この大きな強みをそのままに、
・重複登録や更新忘れを防いで業務ミスを削減
・営業段階からの細かな情報を拾い上げて全体と共有
・案件ベースの数字をビジュアライズ化し現状認識を促進
こういった情報管理といった用途は、従来よりExmentが非常に得意としている分野です。
そして、現在のExmentでは、
「顧客情報管理から情報配信までを無料のシステムで実現したい」
そんなご要望にもお応えすることが可能となっています！
データベースシステムで情報配信？
既にExmentをお使いの場合にはご存知のことと思いますが、
Exmentには通知機能が実装されており、
■ユーザーに対してのシステム内アラート
■SlackやTeamsといった外部アプリへのメッセージ
■Eメールとしてのメール送信
これらの方法で自由に通知を送ることができます。
これまでも、データ更新や、コメント時、ワークフローの実行など、
業務フローに絡める形で多くの方にお使いいただいている機能なのですが、
この度、Exmentの通知機能はより用途の広がるものとなっているのです！
親・関連先テーブルの内容をEメールに使える！
というのも、7月に行ったv4.2のアップデートにおいて、
親テーブルや関連テーブルと絡めた機能の強化を行っており、一例として次のようなことが可能となりました。
■データ表示条件における絞り込み、データ並び替えでの列指定に、親・関連先テーブルが指定できる
■通知の実施トリガー：時間の経過で、親・関連先テーブルの「日付」「日時」列を対象にEメールの送信ができる
■通知の実施アクションで、親・関連先テーブルの「Eメール」列を対象にEメールの送信ができる
データ表示における拡充機能も便利なのですが、
今回ご紹介する活用法では、通知面での新機能を上手く発揮することにより、
「特定プログラムの受講者リストに対して、プログラム配信予定日に一括でメールを送る」
このような使い方をモデルケースとしてご紹介させていただきます。
設定例のご紹介
今回の用途を実現する為の設定例としては、Exmentにおいて次のようなテーブル群を作成します。
【顧客マスター】
【購入者管理】
【プログラム内容】
【配信スケジュール】
■【購入者管理】からは【顧客マスター】【プログラム内容】を関連させ、
顧客情報や購入プログラムとしての結びつけを行います。
Exmentでは、テーブル間のリレーションを設定することにより、
他テーブルのデータを選択して自テーブルに登録ができます。
登録後の元データ確認も、このようにワンクリックで行えます。
■【プログラム内容】からは【配信スケジュール】を関連させ、
配信日、配信内容などをデータ連動設定によって同期させます。
データ連動設定とは、他テーブルのデータを選択した際、
選択したデータにある特定列を同時にコピーする機能です。
登録データは、メール送信の際にパラメーターとして用いることができます。
■次回配信の選択先となる【配信スケジュール】には、具体的な配信内容を登録します。
もしも同じテーブルで複数プログラムを管理する場合には、プログラム名の関連付けを行うことをオススメします。
これらのような設定を行うことにより、
運用上で何か変更点が発生した場合にも、大元になっているテーブルのデータ変更のみで修正が完了します。
普段の更新は【プログラム内容】：次回配信 の選択のみです。
また、通知設定においては次のような設定を行います。
■対象テーブル ⇒ 【購入者管理】
■実施トリガー ⇒ 時間の経過
■日付対象列 ⇒ 【購入プログラム】：配信日
■実施アクション ⇒ Eメール
■通知対象 ⇒ カスタム列：【顧客マスター】：メールアドレス
これらの設定により、【プログラム内容】において選択する次回の配信スケジュール通りに、
【顧客マスター】で管理するメールアドレスへの配信が行われていきます。
従来より関連データの管理・活用はExmentの得意とするところでしたが、
「複数テーブルを連動させた情報配信」そんな用途も今やExmentで担うことが出来るのです！
Exmentデモ環境
今回ご紹介したテーブル設定を実際の画面でご確認いただけます。
データ管理画面URL: https://exment.net/modelcasenotify/notify
ログインID : demouser
パスワード: demouser
※通知の設定画面に関しては、以下の画像をご参照ください。
業務に応じた +α の設定も簡単！
今回ご紹介したのはあくまで一例となり、
・通知の対象ビューを特定条件のものに設定し、一部顧客のみに通知を送る。
・配信スケジュールからの参照時に、直近の配信候補のみが表示されるように条件ビューを設定する。
・前もってスケジュールした日時ではなく、ワークフローが進行したタイミングで即座にお知らせする。
これらのように様々な機能設定を掛け合わせることで、
扱う商品特性や業務フローなどに則した円滑な運用が実現していきます。
WEBデータベースシステムの強みを活かして、
各情報配信もExmentで一元的に運用してみてはいかがでしょうか。
さらに用途の広がったExmentをぜひお試しください！
Exmentインストール手順
以下のサイトに従って、インストールを行ってください。
インストール手順