2019年9月、台風15号が日本列島を襲いました。
観測史上最大クラスの勢力で日本を襲い、特に千葉県を中心に、甚大な被害を出しました。
その台風15号の被害に遭った方に、ボランティア活動を行っている方々がいます。
今回は、千葉県鴨川市のボランティアセンターにお話を伺いしました。
※今回お話を伺った、鴨川ボランティアセンターの竹井様、高橋様
台風15号被害のボランティア支援
鴨川ボランティアセンターでは、すでに廃校となった学校と保育園を再利用、ボランティアセンターとして拠点とし、ボランティア活動を行っています。
台風15号の影響で、鴨川の住宅の屋根が壊れるなどの住宅被害、停電、断水、倒木などの被害が多数発生しております。
鴨川ボランティアセンターでは、そのような住宅にブルーシートを貼る支援、高齢者の方からの相談窓口など、さまざまな復興支援を行っています。
鴨川ボランティアセンターでは、被害に遭われた方からのご要望を受け付けています。
「どのような被害があったのか」「どのような内容のご要望なのか」といった、被害に遭われた方からのニーズを、複数の担当者が電話で受け付けています。
紙ベースのデータ管理から、システム導入に至るまで
当初は、すべてのご要望内容を、紙の資料のみで管理しておりました。
しかし、お問い合わせ内容の量が増えるにつれて、紙ベースでの管理に限界が生じます。
次に白羽の矢を立ったのは、Googleスプレッドシートでした。
お問い合わせがあった内容を、Googleスプレッドシートに入力して管理する、という運用を行っていました。
しかし、この運用もやがて、限界が生じたということです。
Googleスプレッドシートは全員で1つのファイルを共有するため、例えば担当者の誰かがソート(並べ替え)を実行すると、全員がソート後の結果で表示されてしまいます。
また、データ件数が増えるにつれて、データの検索も煩雑になる、という問題も抱えていました。
そこで、本格的にシステムを導入することになりました。
元々竹井様が、普段の業務でExmentを使用していたこともあり、Exmentを採用し、導入に至ったということでした。
お問い合わせ情報をシステム管理
Exmentは、以下のような情報を管理しておりました。
- 被害に遭われた方の氏名、住所
- 問い合わせ日
- 対応内容
- 対応状況
- 支援実施日
被害に遭われた方から電話で問い合わせがあると、まずは電話を保留にし、その間に過去のお問い合わせ情報や支援情報を、Exmentを利用して検索します。
※検索画面のイメージ。登録されているデータはダミーデータになります。
検索がヒットしたら、登録してある情報を画面で参照しながら、電話応対を再開する、といった業務を行っていました。
※参照画面のイメージ。登録されているデータはダミーデータになります。
電話が終了したら、メモした電話の内容から、お問い合わせ情報をExmentに入力します。
そうすることで、それ以降同様の問い合わせがあったときでも、データを参照することができます。
他にも、
- 過去に登録した情報一覧を表形式で印刷し、今後の支援方針の打ち合わせに利用
- 今後の要支援者の絞り込み
- データ並べ替え機能により、優先内容をトップ表示
など、様々な用途でExmentを活用されておりました。
今後の羨望
最後に、ボランティアセンターの竹井様より、被災された方への想い、今後の羨望について伺いました。
被災された方々への思い
地元の方々、被害に遭われた方の元に、今すぐにも飛んでいきたいような気持ちがある。
普段お世話になっている方々が落ち着くまでは、我々の責任。
今後も、情報と物資の連携をしていきたいと思っています。
今後のIT化に向けて
いま現状は、IT環境が高齢者の方は使いにくいので、将来を見越した上で我々が動いていきたい。
遅れを取らずに動いていきたい。高齢者の皆様も使いすいような、サービスを提供していきたい。